Dokumendihalduse alusdokumendid
Igas asutuses on mingil kujul olemas dokumendihalduse teenistus, mis määrab kindlaks asutuse dokumentide haldamise korra ning teostab ka osa dokumentide haldamise toimingutest.
Kuid dokumentide haldamisel leidub ka ülesandeid, mida tuleb teha kõikidel asutuse töötajatel, kes dokumentidega kokku puutuvad. Seega peavad kõik asutuse töötajad teadma oma õigusi ja ülesandeid dokumentide haldamisel. Selleks, et dokumentide haldamine sujuks, mõeldakse asutuse dokumentide haldamine läbi ja juhtkond kehtestab vastava korra.
Kaks kõige olulisemat dokumentide haldamise alusdokumenti on:
- asutuse asjaajamiskord ning;
- asutuse dokumentide loetelu.
Need käsitlevad dokumentide haldamist kogu asutuse ulatuses ning kehtivad kõikidele töötajatele.
Asjaajamiskord
Asutuse dokumendihalduse korraldust kirjeldab tavaliselt asutuse asjaajamiskord. Selle olulisimaks osaks on dokumendihalduse süsteemi kirjeldus, sealhulgas nõuded asutuse dokumentide haldamisele alates nende loomisest või saamisest kuni arhiivi andmise või hävitamiseni, ning eri kasutajarühmade konkreetsed ülesanded dokumentide haldamisel.
Asjaajamiskorras esitatavad nõuded dokumentide haldamisele hõlmavad näiteks dokumentide loetelu koostamist, säilitustähtaegade kehtestamist, dokumentide registreerimist, toimikute pidamist, dokumentidele juurdepääsu võimaldamist, nende kasutamist, hävitamist ja arhiivi üleandmist.
Sageli kasutatakse mõistet “asjaajamine” üsna laias tähenduses ning seetõttu hõlmab asjaajamiskord peale dokumentide haldamisega seonduva ka muid ülesandeid, näiteks posti töötlemine, pitsatite hoidmine jne, dokumentide vorminguid jm.
Hea asjaajamiskord on selline, millest iga töötaja saab lisaks üldistele nõuetele teada oma õigused ja ülesanded dokumentide haldamisel.
Asjaajamiskorra sisukord
Dokumentide loetelu
Dokumentide loetelus esitatakse asutuse dokumentide liigitamise (rühmitamise) skeem ning näidatakse nende säilitamise tähtajad. Kuna kõik toimikud avatakse ja dokumendid paigutatakse dokumentide loetelu järgi, on see asutuse arhiivi moodustamise peamine tööriist.
Asutused lisavad dokumentide loetelusse muid dokumentide haldamiseks vajalikke andmeid, näiteks juurdepääsupiirangute, arhiiviväärtuse, toimikute asukoha ja haldamise eest vastutaja kohta. Seega kontrollitakse dokumentide loetelu abil tervet dokumentide elukäiku.
Dokumentide loetelu
Dokumentide loetelu peab käima ajaga kaasas, kajastades jooksvalt muudatusi, mis toimuvad asutuse dokumentide koosseisus ja asjaajamises.
Muud alusdokumendid
Lisaks asjaajamiskorrale ning dokumendiloeteludele määratakse dokumentide haldamise alaseid ülesanded kindlaks veel:
- töötaja ametijuhenditega;
- struktuuriüksuse põhimäärustega;
- muu korraldava dokumendiga, kui tarvis.
