Asutuse arhiiv ja selle koostisosad
Dokumenditele on iseloomulik, et nad luuakse ükshaaval, kuid nad ladestuvad kogumitena. Sellel nähtusel põhineb üks peamistest dokumentide haldamise tehnikatest – dokumentide liigitamine. Tegelikult ei oleks dokumentide ükshaaval haldamine – näiteks nendele säilitustähtaja määramine või hävitamise otsustamine – praktiliselt võimalik.
Levinumateks dokumentide koondamise rühmadeks on toimik, sari ja arhiiv. Nende vahel on osa – terviku seos, nii et toimikud moodustavad sarja ja hulk sarju moodustab asutuse arhiivi.
Sõnal "arhiiv" on mitu tähendust. See tähendab nii asutuse kõikide dokumentide kogumit (asutuse arhiiv) kui ka asutust või selle struktuuriüksust, mis tegeleb teiste asutuste dokumentide säilitamisega.
Mõnikord nimetatakse arhiiviks ka asutuse struktuuriüksust, mis tegeleb asutuse enese dokumentide säilitamisega.
Lisaks on sõnal "arhiiv" mitu arhiivindusevälist tähendust, nagu failide hoiustamiseks ja juurdepääsuks mõeldud serverarvuti; spetsiaaltarkvara abil kokku pakitud fail või failide kogum; raamatukogu osa, milles säilitatakse trükiste puutumatut tagavara jpm.
Asutuse arhiiv
Asutuse arhiivi moodustab tema tegevuse käigus ladestunud dokumentide terviklik kogum. Arhiivil on alati nimi, näiteks Riigikantselei arhiiv või Jaan Tõnissoni isikuarhiiv.
Asutuse arhiivi kuuluvad tema kõikide struktuuriüksuste tegevuse käigus loodud ja saadud mistahes andmekandjal olevad igat tüüpi dokumendid.
Sari
Sarja moodustavad dokumendid ja toimikud, millel on sarnane koht asutuse asjaajamises ja mida ühendab üks või mitu ühist tunnust. Ühised tunnused tehakse kindlaks liigitusskeemi koostamisel ja dokumendid organiseeritakse just selle skeemi alusel. Igal sarjal on dokumentide loetelus näidatud liigitunnus.
Sari on dokumentide haldamise peamine üksus, sest just sarjale määratakse säilitustähtaeg, juurdepääsu piirang jm haldamise jaoks olulised andmed. Samuti on sarja kirjeldavad andmed, näiteks sarja pealkiri, tähtsad kõikide sarja kuuluvate dokumentide ülesleidmisel.
Toimik
Toimikud moodustuvad dokumentidest, mis asjaajamises mingil viisil kokku kuuluvad.
Esiteks leidub toimikuid, mis sisaldavad ühte kindlat liiki dokumente – näiteks käskkirju või protokolle.
Teiseks võimaluseks on, et toimik avatakse seoses ühe asjaajamises oleva küsimuse või objektiga. Näiteks võib tuua ühe sotsiaaltoetuse otsustamise, töötaja isikutoimiku või mõne objekti järelevalvetoimiku. Väga levinud toimikutüüp – kirjavahetuse toimik – on selle toimikutüübi alaliik: ühes asjas peetud kirjavahetus hoitakse koos, kuid ühes toimikus on mitme asja ajamisega seotud kirjavahetus.
Igal toimikul on vähemalt pealkiri, alustamise ja lõpetamise kuupäev ning sarja tähis liigitusskeemi järgi.
Arhiivimoodustaja
Asutust või isikut, kelle tegevuse käigus arhiiv on tekkinud, nimetatakse arhivaaride erialakeeles arhiivimoodustajaks. Arhiivimoodustajaks võib olla nii asutus kui ka üksikisik. Arhiivi nimetus tuleneb otseselt arhiivi moodustanud asutuse või isiku nimest.
Ühel asutusel on tavaliselt üks arhiiv. Kuid kui asutuse struktuuriüksuse tegevus ja asjaajamine on olnud iseseisev, peetakse mõnikord omaette arhiiviks ka struktuuriüksuse tegevuse käigus ladestunud dokumente.
Dokumentide kontekst
Asutuste dokumentide puhul on eriti tähtis üks “nähtamatu” komponent. Selleks on dokumendi seosed asutuse, funktsiooni, tegevuse ja toiminguga, mille täitmise käigus dokument on tekkinud, ning teiste dokumentidega. Neid seoseid nimetatakse dokumendi kontekstiks.
Konteksti tähtsus seisneb selles, et ta aitab dokumente mõtestada ja mõista. Kujutagem ette vajadust dokumentidega tõestada isiku omandiõigust mõnele maatükile. Ei piisa erinevates dokumentides sisalduvatest andmetest, et maatükk isikule kuulus. Ainult kinnisturaamat on omandiõiguse õiguspärane tõestus, sest kinnistute omanike registri pidamine oli üksnes ja ainult kinnistuameti seaduspärane funktsioon.
Seega on iga dokument teatud tõlgendamise objekt, ja tõlgendamiseks tuleb tundma õppida dokumendi tausta – tema konteksti.
Huvitav: konteksti saab kasutada üksiku dokumendi piiritlemiseks seal, kus see teisiti ei ole võimalik.
Näiteks moodustab ühe dokumendi läbipääsusüsteemi magnetkaardi iga kasutamise salvestus vastavas andmebaasis, või sularahaautomaadi kasutamise sessiooni talletus. Need dokumendid paiknevad pidevalt täienevas andmebaasis. Üksikdokumendi teeb igast andmebaasi kirjest seos ühe kindla toiminguga, mida see dokumenteerib.
