Rahvusarhiiv

Ava otsing

Pikaajalise säilitustähtajaga digitaaldokumendid

Rohkem kui 10-aastase säilitustähtajaga digitaaldokumente, mis arhiiviväärtust ei oma, võivad riigiasutused anda säilitamiseks rahvusarhiivi. Selliste digitaaldokumentide üleandmise ja rahvusarhiivis säilitamisega seotud kulud katab dokumente üleandev asutus.

Riigisekretäri 30. septembri 2011. aasta käskkirjaga kehtestatud kulunormid on järgmised:

  • digitaaldokumentide rahvusarhiivi üleandmine ja üleandmisaastal säilitamine (s.h dokumentide hävitamine säilitustähtaja möödumisel) maksab 940 eurot ühe üleandmise kohta;
  • ühe asutuse digitaaldokumentide rahvusarhiivis säilitamine (s.h dokumentide hävitamine säilitustähtaja möödumisel) maksab alates teisest säilitusaastast 470 eurot aastas.

Rahvusarhiiv võimaldab vastava asutuse volitatud ametnikele juurdepääsu üleantud dokumentidele digitaalarhiivi kasutusmooduli kaudu kasutajatunnuse ja parooli alusel, kuna hoiule antud pikaajalise säilitustähtajaga digitaaldokumentide teabevaldajaks avaliku teabe seaduse mõistes jääb asutus.

Arhiiviväärtuseta rohkem kui 10-aastase säilitustähtajaga dokumentide rahvusarhiivi üleandmise nõuded üldjuhul kattuvad arhiivieeskirjas arhivaalide üleandmisele esitatud nõuete ja protseduuriga, mida on täpsustatud rahvusarhiivi soovituslikes juhistes.

Digitaaldokumendid ja XML-kujul kirjelduste andmed kantakse üle asutuse elektroonilisest dokumendihaldussüsteemist, kasutades selleks rahvusarhiivi loodud tasuta tarkvara – universaalset arhiveerimismoodulit (UAM).

Dokumentide ettevalmistamisel rahvusarhiivis säilitamiseks tuleb tähele panna, et dokumentide eraldamine elektroonilisest dokumendihaldussüsteemist peab toimuma asutuses kehtestatud liigitusskeemi alusel terviklikult, s.t koos sarja ja toimikute metaandmetega.

Rahvusarhiiv tagab dokumentide nõuetekohase säilitamise ja kasutatavuse kehtestatud säilitustähtaja jooksul ning dokumentide hävitamise pärast säilitustähtaja möödumist viisil, mis välistab dokumentides sisalduva teabe taasesitamise.