Dokumentide loetelud
Dokumentide loetelu on dokumendihalduse alusdokument, millega saab planeerida ja ohjata dokumentide tervet elukäiku. Dokumentide loetelus kasutatav liigitusskeem peaks üldjuhul põhinema asutuse või organisatsiooni tegevuse loogikal, sest nii säilib dokumendi tekkekontekst (funktsioonide, tegevuste, toimingute ja dokumentide omavahelised seosed) koos dokumendiga.
Dokumentide loetelu koostamisest saab täpsema ülevaate juhisest Dokumendi- ja arhiivihaldus (valmimisel).
Vastavalt arhiivieeskirjale tuleb arhiivimoodustajal dokumentide loetelu või selle muutmise kavandid enne kehtestamist esitada tema üle arhiivijärelevalvet teostavale avalikule arhiivile arvamuse avaldamiseks.
Dokumentide loetelu kavand esitatakse avalikule arhiivile siis, kui:
- tegu on täiesti uue dokumentide loeteluga;
- kavandatavad muudatused on ulatuslikud või kätkevad endas funktsioonide lisandumist või/ja kaotamist, uute sarjade lisamist või/ja kaotamist ning mitme sarja ühendamist.
Arhiiv võib dokumentide loetelule arvamuse andmise käigus läbi viia asutuse dokumentide hindamise.