Asutuste ja Rahvusarhiivi töökeskkond ASTRA on avatud

Alates 12. märtsist on avatud asutuste ja Rahvusarhiivi töökeskkond ASTRA: https://www.ra.ee/astra. 

Dokumentide jõudmine arhiivi on mitme etapiga keerukas protsess. Seda eriti olukorras, kus dokumendid on nii paberil kui ka digitaalsed. Mõni tulevaste põlvede jaoks oluline teema saab kajastatud ühe dokumendi raames, mõne teema katmiseks on vaja säilitada terve andmebaas. Rahvusarhiivi uus infosüsteem ASTRA koondab dokumentide üleandmisega seotud info ja tegevused ühte kohta ning lihtsustab asutuse dokumendihalduri ja arhiivitöötaja elu.

ASTRA peamine perspektiiv on arhivaalide üleandmise lihtsustamine. ASTRA kogub kokku arhiivikirjeldused juba enne dokumentide üleandmist ja asutusel on üleandmise hetkeks minimaalselt tööd. Arhiivikirjeldused saab arhiiv kätte liigitusskeemidest ja hindamisotsustest.

Liigitusskeemide koostamiseks on nüüd avalikul sektoril üks terviklik keskkond, mis lähtub ühtsetest standarditest.

ASTRA võimaldab hetkel:

• koostada uut liigitusskeemi;
• sisestada olemasolevat liigitusskeemi;
• hallata liigitusskeeme (see on eriti vajalik juhul, kui muutuvad säilitustähtajad, juurdepääsutingimused või muu teabehaldusega seonduv);
• eksportida liigitusskeemi tabelvormingus (näiteks juhul, kui asutuse juht peab liigitusskeemi kinnitama);
• vajadusel kooskõlastada liigitusskeem Rahvusarhiiviga;
• näha eelneva info põhjal automaatselt genereeritud arhiivikirjeldust;
• näha ühes kompaktses keskkonnas asutuse dokumentide kohta tehtud hindamisotsuseid.

Ka Rahvusarhiivi hindamistegevus toimub edaspidi vaid ASTRA keskkonnas.

NB! Alates 12. märtsist ei kooskõlasta Rahvusarhiiv enam liigitusskeeme, mis on arhiivi jõudnud väljaspool ASTRA keskkonda.

Rahvusarhiiv ei planeeri muudatusi teabe liigitamise põhimõtetesse, seega pole sisuline ümberõpe vajalik. 2018. aasta oktoobris asutustega teostatud testid näitasid, et olemasoleva liigitusskeemi sisestamine ASTRAsse võtab suurtel asutustel aega maksimaalselt üks nädal, väiksematel asutustel oluliselt vähem. Ühekordne lisatöö võimaldab rohket aja kokkuhoidu arhivaalide üleandmisel tulevikus.

Dokumendihaldurite ühingu juhatuse liige Kaire Karp: “Väga meeldis see osa, mis puudutab liigitusskeemi haldust. See nõudis küll väga põhjalikku ja detailset sisestamist, kuid kui see ühekordselt sisse viia, on hiljem tunduvalt lihtsam. Samuti meeldis, et liigitusskeemi saab väga kerge vaevaga erinevatesse vormingutesse tõmmata. Kokkuvõttes aitab selline lahendus viia liigitusskeemi ja arhiiviskeemi haldamise väga lihtsaks, s.t ei pea enam pikki tabeleid pidama. Töövahendi mõttes on see vajalik nii asutuse arhivaari kui ka dokumendihalduri jaoks”.

ASTRA tulevik

• 6 kuu perspektiiv. Olemasolevate funktsionaalsuste kasutuselevõtt ja kasutamisel ilmnevate ebamugavuste parandamine;
• 1 aasta perspektiiv. ASTRA nõustamiskeskkonna arendamine, see salvestab asutuse nõustamiste, koolituste ja mis tahes kontaktide käigus kogunenud teabe ja kokkulepped;
• 4–6 aasta perspektiiv. Valdava osa arhivaalide üleandmisega seotud toimingute üleviimine ASTRAsse. ASTRA hakkab asendama mitut universaalse arhiveerimismooduli (UAM) ja digitaalarhiivi vastuvõtumooduli KLEIO funktsionaalsust.

ASTRA on tööks valmis aadressil www.ra.ee/astra.

Küsimuste ja ettepanekute puhul palume kontakteeruda aadressil astra@ra.ee või arhiivinõunik Hanno Varesega (hanno.vares@ra.ee, telefon 7387 540).