Liigu põhisisu juurde

Digitaaldokumentide üleandmine

Digitaaldokumentide ning nende kirjelduste üleandmine Rahvusarhiivi toimub vastavalt üleandmise protsessile. Vajalik on arhiivikirjelduste olemasolu, vajaliku dokumentatsiooni moodustamine, arhivaalide korrastamine ning edastamine Rahvusarhiivi. Üleandmise aluseks (arhiiviseadusele lisaks) on Rahvusarhiivi kehtivad hindamisotsused, millega on välja selgitatud asutuse dokumentatsiooni arhiiviväärtuslik osa.

Digitaaldokumendid antakse Rahvusarhiivile üle veebirakenduses ASTRA. Digitaaldokumentide üleandmine Rahvusarhiivi ei ole veel rutiinseks protsessiks kujunenud, seetõttu on edukaks arhivaalide üleandmiseks vajalik hea koostöö Rahvusarhiivi ja asutuse vahel.

Asutuse EDHS-väljundi arendamiseks palume kasutada ASTRA andmestruktuurile vastavat XMLi, mille dokumentatsioon kättesaadav all olevatelt linkidelt:

See struktuur võimaldab luua andmevooge:

  • EDHS -> ASTRA ja ASTRA -> EDHS (liigitusskeem, arhiiviskeem, arhiivikirjeldus, ainese üleandmine jms)
  • ASTRA -> AIS ja AIS -> ASTRA (arhiiviskeem, arhiivikirjeldus jms)

Selle struktuuri paiknemine EDHS -> ASTRA andmevoos (boldiga) erinevate stsenaariumite puhul on järgmine:

  • EDHS —>xml—>ASTRA (uue EDHSi või teenuse arendus, mis arvestab käesolevat struktuuri nn ideaalseks off-line (tulevikus ka API kaudu) üleandmiseks)
  • EDHS —>?xml—>XSLT tõlkija —>xml—>ASTRA (EDHSi juhtumid, kus asutus saab väljastada ASTRAle mittevastava XMLi, millele aitame mäpingu, korduva vajaduse korral kasutame XSLT tõlkijat. Tegu on lihtsa andmearheoloogiaga)
  • EDHS —>UAM*_SIP—>Rahvusarhiivi XSLT tõlkija—>xml —>ASTRA (UAM-iga liidestatud olnud EDHS juhtumid)
  • EDHS —>?crawler —>xml—>ASTRA (keerukama andmearheoloogia juhtum, kus EDHS XMLi ei väljasta)

NB! EDHSist XML väljundi genereerimisel peab see töötama nii, et üleantavad dokumendid ja nende metaandmed säiliksid EDHS-is seni, kuni teave on kontrollitult Rahvusarhiivile üle antud. Hetkeni, mil Rahvusarhiiv kinnitab vastuvõtmisakti, peab asutus kõik arhiivi edastatava oma süsteemis alles hoidma.

Digitaaldokumente saab Rahvusarhiivi üle anda ka juhul, kui asutus või eraisik EDHSi ei kasuta. ASTRA võimaldab arhiivi loomist ka arvutikettal asuvast failikataloogist.

*Juhul, kui asutus kasutab ainese korrastamiseks või üleandmiseks UAMi, on mõistlik selle kasutamist jätkata. Rahvusarhiiv tagab UAMi ühilduvuse ASTRAga. UAMi toimimine on tagatud seni, kuni leidub sellele kasutajaid.