Sõnastik

A

AIP (Archival Information Package) / arhiiviinfopakett – Rahvusarhiivis püsivalt säilitatav infopakett, mis koosneb sisust ja sisuga seotud arhiivikirjeldusest

algse korra austamise printsiip / registratuuriprintsiip – arhiivinduslik põhimõte, mille kohaselt arhiivi korrastamisel säilitatakse kord, mille arhiiv sai arhiivimoodustaja asjaajamise või tegevuse käigus

andmekogu – tarkvaraliste vahenditega loodud korrastatud andmete kogum

arhiiv – 1. arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus; 2. asutuse või isiku dokumentide terviklik kogum (arhiivieeskiri)

arhiiviasutus – arhivaalide kogumise, säilitamise ja kasutamise võimaldamisega tegelev asutus

arhiivifond / fond – avalikku arhiivi vastuvõetud ja omaette koguna registreeritud arhiiv

arhiivihaldus – dokumentide haldamise tegevused, mille hulka kuuluvad säilitustähtaja määramine, säilitamine, hävitamiseks eraldamine, arhiivi üleandmiseks korrastamine ja kirjeldamine

arhiiviinfopakett  / AIP (Archival Information Package) – Rahvusarhiivis püsivalt säilitatav infopakett, mis koosneb sisust ja sisuga seotud arhiivikirjeldusest

arhiivikarp, -mapp, -kaaned, ümbrik –  arhivaalide säilitamisel kasutatav arhiivipüsivusnõuetele vastavast materjalist valmistatud kindlate konstruktsiooninõuetega ümbris

arhiivimoodustaja  – 1. juriidiline või füüsiline isik, kelle tegevuse käigus luuakse ja saadakse dokumente, mis moodustavad arhiivi; 2. asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale (arhiivieeskiri)

arhiivinimistu / nimistu  – 1. arhiivikirjelduste kogum; 2. arhivaalide peamine otsi­ ja juurdepääsuvahend avalikus arhiivis

arhiivipüsivusnõuded  –  arhivaalide loomisel, korrastamisel ja säilitamisel kasutatavatele materjalidele, toodetele ja tehnoloogiatele teatavate standarditega määratletud nõuded, mille järgimine tagab säilitatava teabe võimalikult pika eluea, sh kasutusaja

arhiiviruum / hoidla  – arhivaalide nõuetekohaseks hoidmiseks spetsiaalselt ehitatud või kohandatud ruum

arhiiviskeem  – hierarhiline liigitusskeem, mis määrab kindlaks arhiiviväärtusega dokumentide (arhivaalide) korrastusüksused, nende tähistused, järjestuse ja nimetused

arhiiviväärtus  –  avaliku arhiivi poolt hindamisega dokumendile antud väärtus, mis keelab tema hävitamise ja eeldab tema säilitamist avalikus arhiivis

arhivaal – dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse (arhiiviseadus)

arhiivi koosseisu ülevaade  –  asutuses tekkinud dokumentide haldamise vahend, kus loetletakse kõik asjaajamises tekkinud toimikud või muud üksused

asjaajamiskord  –  alusdokument asutuse asjaajamise ja dokumendihalduse korraldamiseks

asutus / arhiivimoodustaja  – juriidiline või füüsiline isik, kelle tegevuse käigus luuakse ja saadakse dokumente, mis moodustavad arhiivi

autentsus  –  dokumendi algsete omaduste (sisu, struktuur ja kontekst) säilimine läbi aja

D

DIP (Dissemination Information Package) / kasutusinfopakett – infopakett, mis luuakse ühest või enamast arhiiviinfopaketist (AIP) ning saadetakse kasutajale vastuseks Rahvusarhiivi saabunud päringule

digisündinud dokumendid – dokumendid, mis on loodud digitaalsel kujul ilma analoogkujulise vasteta (ISO/TR 13028:2010)

dokumendi elukäik  –  toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni hävitamise või arhiiviasutusse üleandmiseni

dokumendi lisaväärtus / teisene väärtus  – dokumendi tähtsus kolmandatele isikutele, asutustele või kogu ühiskonnale, kellel puudub otsene side dokumendi loomise ja kontekstiga

dokumendi praktiline väärtus / esmane väärtus –  dokumendi sisuline väärtus nende loomise tinginud tegevuse edasiseks tagamiseks

dokumendi väärtus  – dokumendi tähtsus erinevatele inimrühmadele ja asutustele ühiskonna toimimise kajastamiseks, üksikute toimingute ja tehingute tõestamiseks või uurimishuvi rahuldamiseks

dokumendihaldus  – 1. halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega (EVS-­ISO 15489­1:2004);2. asjaajamise käigus dokumentidega teostatavad toimingud, millega tagatakse nende autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus

dokumendisüsteem  – riist­- ja tarkvarast sõltumatu infosüsteem, mille otstarve on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul

dokument  – mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks (arhiiviseadus)

dokumenteerimine  –  teabe eesmärgipärane jäädvustamine ja alalhoidmine asutuse tegevuste tõestamiseks ning tema aruandekohustuse tagamiseks

dokumentide loetelu  – dokumendihalduse alusdokument asutuse tegevuse käigus loodavate ja saadavate dokumentide elukäigu planeerimiseks ja juhtimiseks

E

elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDHS)  – dokumentide haldamise, kontrollimise ja neile juurdepääsu tagamise elektrooniline tarkvara

eraldamine  – 1. dokumendihaldusprotsess; 2. dokumendi elukäigu või elukäigu etapi lõppemisel teostatav toiming dokumendi ühest süsteemist teise viimiseks või hävitamiseks

esmane väärtus / dokumendi praktiline väärtus  – dokumendi sisuline väärtus nende loomise tinginud tegevuse edasiseks tagamiseks

F

fond / arhiivifond  – avalikku arhiivi vastuvõetud ja omaette koguna registreeritud arhiiv

funktsioon –  üks või mitu tegevust või protsessi, millega täidetakse kindlat asutuse eesmärki või/ja ülesannet

funktsioonide analüüs –  toimingud, mille käigus selgitatakse välja dokumentide haldamiseks olulised seosed funktsioonide, tegevuste ning toimingute vahel

füüsiline korrastamine  – koondnimetus järgmistele arhivaalidega teostatavatele tegevustele, reeglina enne hoidlasse säilitamisele paigutamist või avalikku arhiivi üleandmist: puhastamine, parandamine, järjestamine, nummerdamine, kinnitamine, ümbristamine, tähistamine

H

hindamine  – avaliku arhiivi ülesanne ja toimingud dokumentide arhiiviväärtuse väljaselgitamiseks

hoidla / arhiiviruum – arhivaalide nõuetekohaseks hoidmiseks spetsiaalselt ehitatud või kohandatud ruum

hävitamiseks eraldamine  –  säilitustähtaja ületanud dokumentide eraldamine nende füüsiliseks hävitamiseks või teabe kustutamiseks andmekandjalt nii, et neis sisalduvat teavet ei ole võimalik taastada

J

juurdepääs  – õigus ja võimalus tutvuda teabega

K

kasutaja – dokumendisüsteemi dokumentide haldamisel osalev ja/või dokumentidele juurdepääsuõigust omav isik

kasutusinfopakett / DIP (Dissemination Information Package) – infopakett, mis luuakse ühest või enamast arhiiviinfopaketist (AIP) ning saadetakse kasutajale vastuseks Rahvusarhiivi saabunud päringule

kirjeldusüksus – arhivaalide kogum või arhivaal, mida on võimalik eraldi kirjeldada

kontekst – dokumendi seos asutuse funktsiooni, tegevuste, toimingute, dokumendisüsteemi ja teiste dokumentidega

korrastamine ja kirjeldamine – toimingute kompleks, mille käigus luuakse arhiivimoodustaja ja selle arhiivi täpne esitus arhivaalide säilimise, haldamise ja kasutamise võimaldamiseks

korrastusüksus – arhivaalide kogum või arhivaal, mida saab käsitleda ja hallata tervikuna

L

leidandmed – andmed säilikute leidmiseks, haldamiseks, viitamiseks. Moodustuvad fondi, nimistu ja säiliku tähisest/numbrist

liigitamine –  1. dokumentide konteksti väljaselgitamine ja liigitusskeemina esitamine; 2. dokumentide seostamine liigitusskeemiga registreerimise käigus

liigitusskeem  – 1. asutuse funktsioonide ning tegevuste ja/või sarjade hierarhiline esitus; 2. asutuse dokumentide loetelu osaks olev sarjade ja teiste liigitusüksuste struktureeritud loetelu

M

metaandmed  – dokumenti kirjeldavad andmed

N

nimistu / arhiivinimistu  – 1. arhiivikirjelduste kogum; 2. arhivaalide peamine otsi­ ja juurdepääsuvahend avalikus arhiivis

O

optimaalsed säilitustingimused  – tingimused arhivaalide säilitamiseks, mis tagatakse nõuetekohaselt ehitatud või kohandatud hoidla, nõuetekohase sisseseade, stabiilsete ja kontrollitud keskkonnatingimuste ning arhiivipüsivate materjalide kasutamisega ning millega tagatakse arhivaalidele turvaline kasutamine ja nende maksimaalne kaitse kogu säilitusperioodi vältel

P

provenientsiprintsiip / päritoluprintsiip  – arhiivinduslik põhimõte, mille kohaselt ühe arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalid kuuluvad kokku ja neid ei või segada teist päritolu arhivaalidega

päritoluprintsiip / provenientsiprintsiip  – arhiivinduslik põhimõte, mille kohaselt ühe arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalid kuuluvad kokku ja neid ei või segada teist päritolu arhivaalidega

R

registratuuriprintsiip / algse korra austamise printsiip  – arhiivinduslik põhimõte, mille kohaselt arhiivi korrastamisel säilitatakse kord, mille arhiiv sai arhiivimoodustaja asjaajamise või tegevuse käigus

S

sari – liigitus­, korrastus­ ja kirjeldusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi ja/või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente

SIP (Submission Information Package) / vastuvõtu infopakett – infopakett, mille arhiivimoodustaja ühe või enama arhiiviinfopaketi (AIP) ja/või seotud arhiivikirjelduse loomiseks või täiendamiseks Rahvusarhiivile üle annab

säilik  – arhiivikorrastamise käigus ühe sarja piires loodud või saadud arhivaalidest moodustatud üksus

säilitamine –  nõuetekohane hoidmine ja muud arhivaalide eluea pikendamisele suunatud tegevused, kaasa arvatud finants- ja strateegilised otsused dokumentide või kogude tervikluse säilimiseks ja eluea pikendamiseks

säilitustingimused  – olud, milles arhivaale hoitakse, sh hoidla, sisseseade, keskkond, korrastamisel kasutatud materjalid jne

säilitustähtaeg  – lühim aeg, mille jooksul dokumenti tuleb säilitada, ja mis väljendatakse tavaliselt aastates või alatisena

säilitustähtaja määramine –  dokumendihaldusprotsess, mille käigus esitatakse asutuse hinnang dokumentide väärtuse ja säilitamisvajaduse kohta

T

tegevus  – kindla väljundiga ühest või mitmest omavahel seotud toimingust koosnev jada asutuse funktsiooni täitmiseks

teisene väärtus / dokumendi lisaväärtus  – dokumendi tähtsus kolmandatele isikutele, asutustele või kogu ühiskonnale, kellel puudub otsene side dokumendi loomise ja kontekstiga

toimik  – asjaajamise käigus ühe sarja piires loodud või saadud dokumentidest moodustatud üksus

toiming  – tegevuse osa, kus luuakse või saadakse dokumente

tähis  – märgikombinatsioon, mis näitab sarja, toimiku või dokumendi asukohta liigitusskeemis

V

Vastuvõtu infopakett / SIP (Submission Information Package) – infopakett, mille arhiivimoodustaja ühe või enama arhiiviinfopaketi (AIP) ja/või seotud arhiivikirjelduse loomiseks või täiendamiseks Rahvusarhiivile üle annab