Arhiivinduse aluspõhimõtted

Eessõna

Arhiivid peegeldavad isikute ja organisatsioonide tegevust ning nende dokumenteeritud mälu. Arhiivide, seal leiduvate dokumentide ning nende loomise vahelisi seoseid kajastavad arhiivinduse aluspõhimõtted, mis eristavad seda teistest infoteadustest. Erinevalt raamatutest ei pruugi eraldiseisev üksikdokument olla mõistetav. See muutub tähenduslikuks vaid koosmõjus teiste sama isiku või organisatsiooni arhiivi kuuluvate dokumentidega.

Säilitatavad dokumendid peavad täitma administratiivset, õiguslikku ja sotsiaalset rolli. Seega peavad need olema autentsed, terviklikud, usaldusväärsed ja kasutatavad. Selle tagamiseks tuleb dokumendid ühe isiku või organisatsiooni arhiivi piires korrastada nii, et säiliksid nendevahelised seosed. Korrastamisel on tavaks järgida provenientsi- ehk päritolupõhimõtet ning algse korra austamise põhimõtet.

Need põhimõtted on arhiivikogukonnas üldtunnustatud ning moodustavad nii arhiivinduse teoreetilise õpetuse kui ka praktilise töö põhisisu. Põhimõtted kujunesid välja ja saavutasid laia tuntuse 19. sajandi teise poole Euroopas ning neid käsitletakse peamistes, ajavahemikul 1830–1956 ilmunud kirjutistes.

Päritolupõhimõte

Päritolupõhimõtte kohaselt kuuluvad ühe arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalid kokku ja neid ei või segada teist päritolu arhivaalidega.

Enne seda rakendati dokumentide süstematiseerimisel pertinentsipõhimõtet, mille järgi lähtuti dokumendi sisust või teemast, arvestamata seda, millise organisatsiooni tegevuse käigus teave oli sündinud. Kaotsi läksid arhiivimoodustaja ning erinevad kontekstandmed ja dokumentide omavahelised seosed. Enam polnud võimalik aru saada, mis organisatsioon oli dokumendid loonud. Kuna pertinentsipõhimõte muutus arhiivide korrastamisel koormavaks ja hakkas nende kasutamist raskendama, ammendas see end 19. sajandi keskpaigaks.

Päritolupõhimõte tõusis esile ja levis 19. sajandi lõpul paralleelselt mitmel pool Euroopas – Prantsusmaal (respect des fonds) ja Saksamaal Preisimaal (Provenienzpinzip). Selle järgi arhiveeritigi ühe organisatsiooni tegevuse käigus loodud ja saadud dokumendid ühte kogumisse ning neid ei segatud enam teiste organisatsioonide dokumentidega. Päritolupõhimõttel on ka nn sisemine aspekt – algse korra austamine –, mis on eraldiseisev arhiivinduslik põhimõte.

Algse korra austamise põhimõte

Päritolupõhimõtte sisemise aspekti ehk algse korra austamise põhimõtte (principle of original order; Registraturprinzip) kohaselt säilitatakse arhiivi korrastamisel kord ja liigitussüsteem, mille see sai arhiivimoodustaja asjaajamise või tegevuse käigus.

Kui dokumente hoitakse selle põhimõtte kohaselt, peegelduvad neis organisatsiooni tegevused ja olemus kõige paremini.

Põhimõttete rakendamisest saadav kasu

Päritolupõhimõtte ja algse korra austamise põhimõtte levikul ja kasutuselevõtul oli mitmeid uuenduslikke eeliseid. Nende rakendamine ei olnud nii ressursimahukas kui varasem, pertinentsipõhimõttele toetuv teemapõhine ümberkorrastamine. Igasugune ümberkorrastamine on muutunud üsna küsitavaks eriti tänapäeval, mil dokumente on palju ning eri liiki ja erineval kandjal.

Arhiivinduslike aluspõhimõtete rakendamine ei tähenda seda, et arhiive ei võiks ümber korrastada. Sellisel tegevusel peab olema aga selge põhjus. Tavaliselt on selleks ebarahuldav dokumendihaldus, kuid algne kord võib kaduma läinud olla ka ajaloo keeristormides. Seega on ümberkorrastamine vajalik juhtudel, kus algne kord pole säilinud või on puudulik. Algset korda ei saa alati austada ka isikuarhiive korrastades. Lihtsamalt öeldes – arhiivinduse aluspõhimõtted töötavad seda paremini, mida korralikumalt organisatsioon oma dokumente haldab. Just sellepärast pööravad arhiiviasutused nõnda palju tähelepanu asutuste dokumendihalduse korraldusele.

Probleem ja tänapäev

Viimastel kümnenditel on päritolupõhimõtte rakendamine muutunud üha keerukamaks, sest dokumentide luuakse ja menetletakse ka elektrooniliselt. Arhivaaridel on üha keerulisem päritolu määrata selliste dokumentide puhul, mis on loodud mitme organisatsiooni koostoimes ning mis sisalduvad andmebaasides ja infosüsteemides. Päritolupõhimõtte järgimist raskendavad ka sagedased struktuurimuutused riigihalduses. Mida keerukam on haldusorganite süsteem ja suurem dokumentide ning andmekogude hulk, seda raskem on päritolu määratleda. Tänapäeval ei saa päritolupõhimõtet enam rangelt järgida, sest esineb raskelt tuvastatava ja mitme päritoluga dokumente.

Seepärast püütakse päritolupõhimõtteid kaasajastada ja uutele toimimismudelitele kohandada. Palju räägitakse funktsionaalsest päritolust, mis lähtub organisatsiooni asemel äritegevusest, mille täitmisel dokumente luuakse. Selle aluseks on eeldus, et asutuse funktsioonid jäävad muutumatuks, samal ajal kui bürokraatlik hierarhia ja dokumendihalduse tehnoloogia aja jooksul muutuvad. Lisaks tunnistatakse mitmepäritolulisust, s.t et mitme institutsiooni koostöös loodud dokumendil võib olla mitu moodustajat.

Kokkuvõtvalt

Arhiivinduse aluspõhimõtete järgimine kindlustab, et dokumentide kogumi intellektuaalne terviklikkus säilib ja et iga dokumendi kontekst on alati teada. Arhiivide korrastamine, säilitamine ja kasutamine nõuab neid aluspõhimõtteid järgides alati vähem ressursse. Iga üksiku dokumendi süstematiseerimine ja eraldi kogumisse korrastamine pole infoajastul enam ka võimalik.

Lisalugemist

Muller, S.; Feith, J. A.; Fruin, R. Arhiivide korraldamise ja kirjeldamise käsiraamat. Tõlkinud Anne Lange. Ilmunud ajakirjas Tuna aastatel 1998–2001

Raimo Pohjola. Max Lehmann ja provenientsipõhimõtte areng. TUNA 2016, nr 3, lk 61–78